Rajatiedon Yhteistyö ry:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri
REKISTERISELOSTE henkilötietolaki (523/99) 10 §. Laatimispäiväys 22.5.2018. Päivitetty viimeksi 16.8.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Rajatiedon Yhteistyö ry
Luutnantinpolku 7LT3 00410 Helsinki
Y-tunnus: 0895337-5
Verkkosivumme osoite on www.rajatieto.fi
2. Rekisteriasioita koskevat tiedustelut
Rekisteriasioita hoitava henkilö
– Yhdistyksen verkkokaupan ylläpitäjä, rtylaskut(ät)rajatieto.fi
– Yhdistyksen toimisto, 044 979 2544
3. Rekisteröidyt
Rajatiedon Yhteistyö ry:n asiakkaat ja sidosryhmät
Asiakkaalla tarkoitetaan yksityishenkilöitä, elinkeinonharjoittajia, yrityksiä ja yhteisöjä, jotka ovat asiakkuussuhteessa Rajatiedon Yhteistyö ry:hyn (esimerkiksi messupaikkojen ja ohjelma-aikojen tilaajia, tilavuokraajia, sopimusasiakkaita, mainostajia, Ääretön-lehden vuosikertatilaajia ja kirjaston asiakkaita sekä asiakaspalvelumme käyttäjät, joiden kanssa ollaan muodostamassa tällaista asiakassuhdetta).
Sidosryhmillä tarkoitetaan yksityishenkilöitä, elinkeinonharjoittajia, yrityksiä ja yhteisöjä, joilla on yhteistyösuhde Rajatiedon Yhteistyö ry:n kanssa (esimerkiksi tilaisuuksien vakituiset esiintyjät, messuavustajia ja muita vapaaehtoisia, tiloja maksuttomasti hyödyntävät, yhdistyksen julkaisujen myyjiä, sponsoreita ja lahjoittajia, kirjastoja, stipendin saajia ja tutkijoita)
4. Rekisterin nimi
Rajatiedon Yhteistyö ry:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri
5. Rekisterin peruste ja käyttötarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu oikeutettuun yleiseen etuun, lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitamiseen sekä suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain 8 §:n perusteella asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysointiin, asiakasviestintään, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalveluun, liiketoiminnan suunnitteluun, apurahahakemusten ja myönnettyjen apurahojen käsittelyyn ja yhteydenpitoon sekä toiminnan seuraamiseen ja kehittämiseen. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Rajatiedon Yhteistyö ry:n etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.
6. Rekisterin tietosisältö
Asiakas- ja sidosryhmärekisteriin kerätään tarpeen mukaan seuraavat tiedot:
– nimi (etunimi, sukunimi, organisaation nimi)
– syntymävuosi, tieto alaikäisyydestä
– rooli Rajatiedon Yhteistyö ry:ssä
– yhteystiedot (ml. laskutusyhteystiedot, sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto)
– mahdollinen asema yhteisössä (nimenkirjoitusoikeudet, titteli)
– mahdolliset muut saman yhteisön tai työryhmän edustajat
– mahdollisen toiminnan tai tutkimuksen kuvaus
– kuva (profiilikuvat, muut tunnistekuvat)
– asiakkaan tai sidosryhmän edustajan käytössä olevan päätteen IP-osoite (kommentointi ja vastaavat tilanteet)
– muut asiakkaan tai sidosryhmän edustajan luovuttamat tiedot
Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten
– asiakasnumero
– käyttäjätilin asetukset (käyttäjätunnus, salasanatiedot suojattuna, käyttäjätilin palauttamistiedot)
– asiointi- ja käyttötiedot, esimerkiksi tiedot asiakkuuden sisällä tapahtuvasta asioinnista sekä hyödykkeen käytöstä eri kanavissa, asiakkaiden itse antamat tyytyväisyystiedot sekä muut vastaavat asiointi- ja käyttötiedot, luottotietojen tarkistusta koskevat tiedot, yhteydenottolomakkeiden kautta lähetetyt tiedot
– tilaustiedot, esimerkiksi tilaaja- ja saajatiedot, tuotetiedot, tarjoustiedot, hintatiedot, laskutus- ja viitetiedot, toimitustiedot, maksusuoritukset, maksutapatiedot, peruutustiedot, palautustiedot, tapahtumatiedot, tarjonnan kieltokoodit ja reklamaatiotiedot, ilmaislehtien saajien nimi- ja osoitetiedot ja muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot
– palkkausta, palkanmaksuja, stipendejä, kulukorvauksia ja muita mahdollisia rahallisia suorituksia koskevat tiedot
– suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä lähetettävään suoramarkkinointiin, suoramarkkinoinnin kieltokoodit sekä tieto osoitteen saantitavasta
Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot. Mikäli lataat kuvia tällä sivustolla julkaistavaksi, sinun tulee välttää sellaisten kuvien lataamista, joissa on tallennettu paikkatieto (EXIF GPS). Sivuston vierailijat voivat ladata ja katsoa paikkatietoa kuvista, joita sivustolla on julkaistu. Yksilöitävissä olevien henkilöiden tunnistetietojen luvaton rekisteröiminen sivuille on kiellettyä.
Kun sivuston käyttäjät vierailevat sivuilla ja jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommentointikentissä näkyvät tiedot ja käyttäjän IP-osoitteen sekä selaimen versiotiedot roskaviestien tunnistamisen helpottamiseksi ja käyttäjäliikenteen tilastoimiseksi. Sähköpostiosoitteesta luotu anonymisoitu hajautustieto (hash) voidaan lähettää Gravatar-palveluun, jotta tiedetään onko kommentoija palvelun käyttäjä. Gravatar-palvelun tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://automattic.com/privacy/. Tavallisten verkkosivujen käyttäjien IP-osoitteita ei normaalisti tallenneta (ellei käyttäjää ole syytä epäillä rikoksesta), niitä voidaan kuitenkin käsitellä anonymisoituna sivujen käyttäjätilastoihin.
Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
7. Verkkokaupan tietosuojaseloste
Kun vierailet tällä sivustolla, seuraamme:
Tuotteet joita olet katsonut: Käytämme tätä, esimerkiksi, kun näytämme tuotteita joita olet äskettäin katsonut.
Sijainti, IP-osoite ja selaimen tyyppi: Näiden avulla arvioimme verojen ja toimituskulujen määrän.
Toimitusosoite: Kysymme tätä, jotta voimme esimerkiksi arvioida toimituskulut ennen kuin teet tilauksen ja lopuksi lähettää tilauksen.
Käytämme evästeitä myös jotta säilytät ostoskorin sisällön kun selaat sivustoa.
Kun ostat meiltä, pyydämme tietoja kuten nimi, laskutusosoite, toimitusosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, luottokortin tai maksamisen tiedot ja valinnaiset käyttäjätilin tiedot kuten käyttäjätunnus ja salasana. Käytämme näitä tietoja seuraavanlaisiin tarkoituksiin:
Lähettää tietoja tilistäsi ja tilauksesta
Vastata pyyntöihisi, mukaan lukien hyvitykset ja valitukset
Käsitellä maksuja ja estää petollista toimintaa
Luoda käyttäjätilisi kauppaamme
Noudattaa kaikkia lain velvotteita, kuten verojen maksaminen
Parantaa kaupan tarjontaa
Lähettää markkinointiviestejä, jos valitset että haluat vastaanottaa niitä.
Jos luot tilin, tallennamme nimen, osoitteen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron joita käytetään kassalla täyttämään kenttiä tulevissa tilauksissa.
Yleensä säilytämme tietojasi niin kauan kuin tarvitsemme niitä niihin tarkoituksiin joita varten keräämme tiedot ja käytämme tietoja ja niin kauan kuin meidän on ne lain mukaan säilytettävä. Esimerkiksi, säilytämme kaupan tiedot vuodeksi verotusta ja kirjanpitoa varten. Tämä sisältää nimen, sähköpostiosoitteen ja laskutus- ja toimitusosoitteet.
Tallennamme myös kaupan kommentit ja tuotearvioinnit jos kirjoitat sellaisia.
8. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään asiakas- tai sidosryhmäsuhteen päättymisestä sen aikaa, kuin se on tarpeellista asiakkaan tai sidosryhmän edustajan reklamaatiomahdollisuuden, maksusaatavien perimisen tai muun asiakkuuden päättymisvaiheen käsittelyyn liittyvän syyn kannalta ja pienellä otannalla Rajatiedon Yhteistyö ry:n tarkoituksen mukaista kartoittamistyötä ja historiallista dokumentointia varten.
Yleisessä arkistointitarkoituksessa stipendihakemuksiin ja myönnettyihin stipendeihin liittyvät henkilötiedot, messuasiakkaiden esittelyt ja esittelyihin liittyvät henkilötiedot sekä julkaistuihin mainoksiin liittyvät tiedot säilytetään toistaiseksi, ellei rekisteröity pyydä tietoja poistettavaksi. Julkaisujen sisältämiä henkilötietoja säilytetään saatavilla ilman määräaikaa sananvapautta ja tiedonvälityksen vapautta koskevan oikeuden käyttämiseksi. Minimissään tietoja säilytetään sen aikaa, mitä lakisääteinen velvoite vaatii:
- Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) kirjanpitoaineistoa vaaditaan säilyttämään määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
- Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. (vero.fi).
9. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään, heidän edustamaltaan organisaatiolta tai edustajaltaan, kun hän tilaa yhdistyksen tuotteita tai palveluita. Sidosryhmään kuuluvien henkilöiden henkilötiedot saadaan sidosryhmäsuhteen alussa ja sen aikana henkilöltä itseltään, heidän edustamaltaan organisaatiolta tai edustajaltaan. Asiakas- ja sidosryhmätietoja voidaan tarpeen vaatiessa yhdistellä ja täydentää, kun rekisteröity rekisteröityy palveluihin ja käyttää palveluita sekä rekisterinpitäjän toimintoihin liittyvistä sosiaalisista medioista.
Asiakkaiden ja sidosryhmien edustajien henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös osoite-, päivitys- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.
10. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Verkkosivustomme palveluntarjoajan palvelimet käsittelevät tietojamme pääasiassa Euroopassa ja noudattaa kuvailemallaan tavalla Euroopan tietosuojalainsäädäntöä siirtäessään tietoa Euroopan ulkopuolelle. Varmuuskopiota asiakkaiden perustiedoista ja tilauksista voidaan säilyttää Googlen drive -pilvipalvelussa. Henkilötietoja voidaan käsitellä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolella, mikäli niiden käsittelyyn oikeutetut henkilöt matkustavat tehtäviensä puitteissa näissä maissa.
11. Maksut
Verkkokaupassamme on mahdollisuus käyttää maksutapana pankkisiirtoa, jolloin järjestelmä lähettää laskun ja tilausvahvistuksen asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiin, tai maksukorttia, johon käytetään Stripeä. Käyttäessäsi Stripeä, maksutapahtuman yhteydessä antamiasi tietoja voidaan jakaa ulkopuoliselle palvelimelle. Tutustu tarkemmin Stripen tietosuojaan. Tietojen poistamisesta voidaan periä hallinnollisia kuluja, mikäli pyynnöt ovat toistuvia tai muutoin ilmeisen kohtuuttomia.
12. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään työajan ja tehtävien ulkopuolella lukitussa tilassa rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu. Sähköisessä muodossa olevia tietoja käsittelevät tietotekniset laitteet säilytetään lukituissa tiloissa tai sen henkilöstön hallussa, jolla on rekisterinpitäjän myöntämä valtuutus tietojen käsittelyyn.
Asiakkaita ja sidosryhmiä koskevien henkilötietojen käyttöoikeus on vain Rajatiedon Yhteistyö ry:n hallituksella sekä niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä ja toimikunnilla, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään (esimerkiksi toimistohenkilöstöllä, postilla, maksunvälittäjäpalvelulla, kirjanpitäjä, tilin-/toiminnantarkastajat ja verottaja). Verkkokaupan tietojen käsittelyyn on oikeus verkkokaupan pääkäyttäjällä sekä muilla ylläpitoon kuuluvilla henkilöillä ja yksittäisten tuotteiden kohdalla tarvittaessa niiden kauppiailla. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
Tietojen asianmukaisesta käytöstä huolehditaan myös ohjauksella sekä tutkimuksissa ja muissa erityisen vahvaa tietosuojaa vaativissa tilanteissa tietojen tallentamista, muuttamista ja siirtämistä koskevalla valvonnalla. Käyttäjätilit on salattu vahvalla salasanalla ja vahvalla salauksella käyttäjien tililtä luettavissa olevien tietojen suojaamiseksi. Pidämme tarvittaessa yhteyttä asiakkaisiimme ja sidosryhmiimme tietosuojakysymyksissä.
Yhdistyksen nettisivusto www.rajatieto.fi sijaitsee liettualaisen Hostinger Ltd:n ylläpitämällä palvelimella, joka on lukitussa ja valvotussa tilassa, ja jonka tiedot on salattu ja tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti suojaamalla verkkoliikenne SSL-salauksella, säilyttämällä salasanat järjestelmässä kryptattuina, tallentamalla kriittiset operaatiot järjestelmälogeihin ja huolehtimalla palvelimella olevien tietojen jatkuvasta varmuuskopioinnista. Hostingerin järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset, joten yhdistyksen tiedot ovat turvassa.
HUOM: Tämä sivusto voi sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.
13. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus
Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa tai tietojesi oikaisua. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä tai jotka ovat osa yhdistyksen julkaisutoimintaa.
Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna asiakasrekisterin tiedoista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, yleensä kahden viikon sisällä pyynnön esittämisestä. Stipendihakemuksia koskevien kielteisten päätösten arviointeja ja perusteluja ei yhdistyksen tarvitse antaa, koska se voisi vaarantaa lausuntoprosessin integriteetin.
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.
14. Tilaus- ja sopimusehdot
Tehdessäsi tilauksia verkkokaupan kautta tai pyytäessäsi jotakuta muuta tekemään tilauksia puolestasi, sinun odotetaan tutustuneen myös tilaus- ja sopimusehtojemme sisältöön.
Rajatiedon Yhteistyö ry:n jäsenrekisteri
REKISTERISELOSTE, henkilötietolaki (523/99) 10 §. Laatimispäiväys 22.5.2018
1. Rekisterinpitäjä
Rajatiedon Yhteistyö ry.
Yhteystiedot: Luutnantinpolku 7LT3 00410 Helsinki.
Y-tunnus: 0895337-5
Verkkosivumme osoite on www.rajatieto.fi
2. Rekisteriasioita koskevat tiedustelut
Yhdistyksen jäsenrekisteristä vastaava henkilö: rtyjasenrekisteri(ät)gmail.com
Yhteystiedot: Luutnantinpolku 7LT3 00410 Helsinki
3. Rekisterin nimi
Rajatiedon Yhteistyö ry:n jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä jäsenasioiden hoitamista, jäsenviestintää ja jäsenlaskutusta varten. Jäsenrekisteriä voidaan käyttää hallituksen nimenomaisella suostumuksella myös tieteellisiin tarkoituksiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Jäsenten nimet, syntymäajat, -paikat, osoitteet, kotipaikat, syntymäaika, puhelin- ja sähköpostitiedot sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- sekä karhuamistiedot. Verkkokaupassa myös kirjaston asiakkaat rinnastetaan teknisesti jäseniin.
Jäsenryhmät yhdistyksen sääntöjen mukaan kuten kunniajäsenet, henkilöjäsenet, yhteisöjäsenet ja muut yhdistyksen päättämät tarpeelliset tiedot.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Jäseniltä ja meedioiden kautta saadut tiedot. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Verkkosivustomme palveluntarjoajan palvelimet käsittelevät tietojamme pääasiassa Euroopassa ja noudattaa kuvailemallaan tavalla Euroopan tietosuojalainsäädäntöä siirtäessään tietoa Euroopan ulkopuolelle. Varmuuskopiota jäsenrekisteristä voidaan säilyttää Googlen drive -pilvipalvelussa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu. Tietoja käsittelevät tietotekniset laitteet säilytetään lukituissa tiloissa tai rekisterinpitäjän henkilöstön hallussa.
Jäsenrekisterin tarkastelu- ja käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän luottamustehtävässä ja palveluksessa olevilla sekä muilla Rajatiedon Yhteistyö ry:n määrittelemillä henkilöillä. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla enkeleiden varjeluksessa. Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
Tietoja säilytetään jäsenrekisterin ylläpitoa ja tieteellisiä tarkoituksia varten toistaiseksi, ellei rekisteröidy pyydä tietojensa poistamista.
9. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa häntä koskevat Rajatiedon Yhteistyö ry:n jäsenrekisterissä olevat tiedot. Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna jäsenrekisteristä vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, yleensä kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun sekä pyytää tietojensa poistamista erottuaan yhdistyksen jäsenyydestä.
10. Asiakas- ja sidosryhmärekisterin soveltaminen jäseniin
Muilta kuin tässä mainituin osin, jäseniä koskevat verkkokaupan tiedot käsitellään asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaselosteessa kerrotulla tavalla. Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on lain mukaan säilytettävä vähintään 6 vuotta, muu kirjanpitoaineisto 10 vuotta. Jäsenrekisterissä olevat henkilötiedot poistetaan välittömästi jäsenen eroamisen yhteydessä.
Rajatiedon Yhteistyö ry:n postituslista & -viestintärekisteri
REKISTERISELOSTE, henkilötietolaki (523/99) 10 §. Laatimispäiväys 2.6.2019
1. Rekisterinpitäjä
Rajatiedon Yhteistyö ry
Yhteystiedot: Luutnantinpolku 7LT3 00410 Helsinki.
Y-tunnus: 0895337-5
Verkkosivumme osoite on www.rajatieto.fi
email: info(ät)rajatieto.fi
2. Rekisteriasioita koskevat tiedustelut
Postituslistan ylläpito: jani.lassila(ät)rajatieto.fi
Yhteystiedot: Luutnantinpolku 7LT3 00410 Helsinki
3. Rekisterin nimi
Rajatiedon yhteistyö ry:n postituslista & -viestintärekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen, asiakas- tai sidosryhmäsuhteen hoitamiseen sekä suostumukseen.
Henkilötietoja käsitellään henkilön suostumuksella tai sidosryhmä- ja asiakassuhteen perusteella henkilötietolain 8 §:n perusteella asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, kehittämiseen ja analysointiin, sidosryhmä- ja asiakasviestintään, asiakasviestinnän käsittelyyn, markkinoinnin suunnitteluun ja kohdentamiseen, asiakaspalvelun kehittämiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja seurantaan. Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käyttää lainsäädännön sallimin tavoin Rajatiedon Yhteistyö ry:n etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin, mielipide- tai markkinatutkimukseen tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin sekä asiakasviestintään myös sähköisiä välineitä käyttäen.
5. Rekisterin tietosisältö
Postituslistalle rekisteröityneiden henkilöiden ja listalle rekisteröityjen asiakkaiden nimet, mahdollisesti kotipaikka ja organisaatio sekä sähköpostitiedot ja tiedot heidän kanssaan harjoitetusta viestinnästä sekä tiedot sähköpostitse harjoitetusta viestinnästä.
Tallennamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) käyttäjäprofiilien tiedot. Kaikilla käyttäjillä on mahdollisuus nähdä, muokata ja poistaa omia henkilötietojaan milloin vain. Ainoastaan käyttäjänimeä ei voi muuttaa. Verkkosivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata käyttäjäprofiilien tietoja.
6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Postituslistan jäseniltä ja muiden palveluiden kautta saadut tiedot sekä vastaanotetut sähköpostiviestit. Kirjanpidosta saadut tiedot jäsenmaksujen ja muiden yhdistyksen maksujen suorituksista, sikäli kuin se vaikuttaa postituslistan jäsenyyteen.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Verkkosivustomme palveluntarjoajan palvelimet käsittelevät tietojamme pääasiassa Euroopassa ja noudattaa kuvailemallaan tavalla Euroopan tietosuojalainsäädäntöä siirtäessään tietoa Euroopan ulkopuolelle. Asian mukaan luokitellut sähköpostiviestit voidaan säilyttää Gmail-sähköpostipalvelussa. Varmuuskopiota postituslistan jäsenistä voidaan säilyttää Googlen drive -pilvipalvelussa.
8. Henkilötietojen käsittelyn kesto
Vastaanotetut sähköpostiviestit säilytetään toistaiseksi, ellei rekisteröity pyydä tietoja poistettavaksi. Postituslistan jäsenten henkilötiedot poistetaan samalla kun jäsen poistuu listalta, asiakas- ja sidosryhmärekisterin mahdollisesti sisältämiä tietoja lukuun ottamatta. Minimissään tietoja säilytetään sen aikaa, mitä lakisääteinen velvoite vaatii:
- Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) kirjanpitoaineistoa vaaditaan säilyttämään määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
- Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. (vero.fi).
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tulosteina olevia henkilötietoja säilytetään tarpeen vaatiessa rekisterinpitäjän toimitiloissa, jotka on lukittu. Tietoja käsittelevät tietotekniset laitteet säilytetään lukituissa tiloissa tai rekisterinpitäjän henkilöstön hallussa.
Postituslistan tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla enkeleiden varjeluksessa.
Tiedot säilytetään parhaiden käytäntöjen, hyvän tietoturvallisuuden ja lainsäädännön vaatimusten mukaisesti ulkopuolisilta suojattuina.
10. Tarkastusoikeus, tarkastusoikeuden toteuttaminen ja kielto-oikeus
Mikäli sinulla on käyttäjätili tälle sivustolle tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää koostetiedostoa omista henkilötiedoistasi, sisältäen kaiken henkilötiedon, jonka olet meille antanut. Voit myös pyytää henkilötietojesi poistoa. Oikeus omien tietojen poistoon ei koske sellaista henkilötietoa, joka meidän on säilytettävä ylläpidollisista, juridisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä. Vastaanotetuista sähköpostiviesteistä henkilötietoja ei ole teknisesti mahdollista poistaa.
Kirjallinen tarkastuspyyntö tulee lähettää allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipaikassa yllä mainitussa osoitteessa. Tarkastuspyyntöihin vastataan viivytyksettä, yleensä kahden viikon kuluttua pyynnön esittämisestä.
Rekisteröidyillä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ja oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun.
11. Suhde asiakas- ja sidosryhmärekisteriin
Muilta kuin tässä mainituilta osin asiakkaan tietojen käsittelemiseen sovelletaan asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaselostetta.